Cómo gestionar impuestos en el motor de reservas
En el motor de reservas se pueden definir diferentes impuestos que se utilizan para calcular automáticamente qué parte del precio de una reserva está sometido a impuestos. Tenga en cuenta que solo los usuarios Supervisores pueden definir y configurar tarifas impositivas en el motor de reservas.
Tendrá que asegurarse de que, en todo momento, los impuestos configurados para su establecimiento en el motor de reservas coincidan con los obligatorios en su país, región o ciudad.
Una vez tenga los impuestos correctamente configurados, estos aparecerán en el motor de reservas que se muestra a los huéspedes cuando completan su reserva. La información fiscal se utilizará para procesar los pagos de depósitos si utiliza una pasarela de pagos conectada con el motor de reservas.
Si está conectado a un Channel Manager y este está a su vez conectado a un PMS, las reservas se enviarán con la información fiscal al Channel Manager y luego al PMS, si este puede recibirlas. No obstante, con frecuencia los PMS volverán a calcular el impuesto de forma interna y simplemente utilizarán el precio con todos los impuestos para definir el precio neto y los impuestos de la reserva.
Crear, editar o eliminar un impuesto
Para buscar la configuración de impuestos en el motor de reservas, haga clic en la pestaña Configuración, luego en Establecimiento y por último en la pestaña Impuestos para ver las opciones de configuración de sus impuestos.
Para crear un impuesto:
Haga clic en Crear
Escriba el Nombre del impuesto
En Tipo, seleccione Impuesto de porcentaje o Importe fijo.
Haga clic en Crear.
Para editar un impuesto existente:
Haga clic en el nombre del impuesto que desea editar.
Modifique los campos disponibles.
Haga clic en Guardar.
Para eliminar un impuesto existente:
Haga clic en el nombre del impuesto que desea eliminar.
Haga clic en Eliminar.
Haga clic en Aceptar para confirmar (o en Cancelar, si ha cambiado de opinión).
Tipos de impuestos (de porcentaje o de importe fijo)
Al crear o editar un impuesto, se le solicitará el tipo de impuesto que desea usar.
Puede crear dos tipos de impuestos en el motor de reservas: de porcentaje o de importe fijo.
El Impuesto de porcentaje se calcula como porcentaje del coste de la reserva. Por ejemplo, el IVA/GST o el impuesto estatal suelen ser de porcentaje.
Un impuesto de Importe fijo es una cantidad que se suma a la reserva. Ejemplos de impuestos que suelen ser de importe fijo son la tasa turística, la ecotasa, la tasa de arrecife y la tasa de ciudad.
Impuesto de porcentaje
Si elige Impuesto de porcentaje, deberá introducir un valor con un máximo de 4 decimales. Este valor se aplicará como porcentaje de la reserva.
Puede definir dónde se aplica un impuesto de porcentaje seleccionando la casilla apropiada en "¿Dónde debe aplicarse este impuesto?":
Todo (valor predeterminado): el impuesto se aplica al cargo total de la reserva, que incluye el importe de la habitación y los extras.
Habitaciones: el impuesto se aplica al importe total de la habitación, incluidos los cargos por ocupantes adicionales.
Todos los extras: el impuesto se aplica solo al importe total de los extras.
Algunos extras: el impuesto se aplica solo a los extras seleccionados. Puede seleccionar a qué extras se aplica el impuesto.
Importe fijo
: si elige Importe fijo, deberá escribir un valor. Este valor se aplicará como impuesto fijo a su reserva, en la moneda de su establecimiento.
Pera definir cómo se aplica el importe fijo, elija la opción apropiada en el menú desplegable:
Por reserva: el impuesto se aplica una vez en cada reserva, incluso si esta es para varias habitaciones a la vez.
Por persona: en cada reserva, el impuesto se repite para cada uno de los huéspedes.
Por persona por noche: en cada reserva, el impuesto se repite para cada huésped y cada noche de la estancia.
Por habitación: en cada reserva, el impuesto se repite para cada habitación reservada.
Por habitación por noche: en cada reserva, el impuesto se repite para cada habitación reservada y para cada noche de la estancia.
Por noche: en cada reserva, el impuesto se repite por cada noche de la estancia.
Cómo gestionar los impuestos, las rebajas tributarias temporales y los impuestos estacionales
Los impuestos configurados en el motor de reservas siempre deben estar actualizados.
Si su país, región o ciudad ha modificado el importe de los impuestos que se pagan por alojarse en una habitación, deberá cambiar la configuración de impuestos lo antes posible. Si los impuestos han cambiado temporalmente, o cambian siempre periódicamente (impuestos estacionales), deberá cambiar manualmente la configuración de impuestos cada vez que estos cambien.
Qué debe tener presente a la hora de cambiar impuestos
Si sabe que los impuestos van a cambiar al cabo de algunos meses, llegarán reservas durante el periodo de tiempo con la nueva configuración de impuestos y, según la forma en que gestione los pagos, es posible que los impuestos que los huéspedes vean al hacer la reserva ya no estén vigentes en el momento del check-out.
Normalmente, los países exigen que los impuestos se apliquen de conformidad con la legislación vigente en el momento del pago.
Esto significa que:
Para las reservas pagadas en su totalidad en el momento de la reserva (no reembolsables), los impuestos que se muestran a los huéspedes son los correctos. Si no tiene una pasarela de pagos conectada con el motor de reservas, asegúrese de procesar el pago antes de que se aplique la nueva configuración de impuestos sobre el establecimiento.
Para reservas pagadas por completo en el momento del check-out (reembolsables), los impuestos que se muestran a los huéspedes en el momento de la reserva pueden no coincidir con los que se pagarán en el momento del check-out; sin embargo, lo importante es dar al huésped el mismo precio bruto que se estipuló inicialmente en el momento de la reserva, y dividir correctamente los impuestos sobre el precio neto en el momento del pago. Si utiliza un PMS conectado con el Channel Manager, recargue la configuración de impuestos de la reserva abriendo esta en la extranet del motor de reservas y modificándola (haciendo un pequeño cambio, como añadir una nota). Esto hará que se envíe al PMS el precio con los nuevos impuestos. Sin embargo, en circunstancias normales, el PMS debe manejar los impuestos internamente.
Para las reservas con un depósito parcial pagado en el momento de la reserva y el resto pagado en el check-out, los impuestos pueden ser distintos para el depósito y para el pago en el check-out. Los depósitos se gestionarán con los impuestos correctos; sin embargo, los impuestos se deberán volver a calcular de forma independiente para el pago en el check-out. Si esto provoca complicaciones a la hora de emitir facturas, se aconseja evitar este tipo de política si la zona tiene impuestos estacionales o si se espera un cambio de impuestos en el futuro.
Impuestos temporales y tarifas sin impuestos
No se aconseja emplear tarifas sin impuestos si la zona tiene un impuesto estacional o se espera un cambio impositivo en el futuro.
Si aun así desea utilizar tarifas sin impuestos, se aconseja encarecidamente emplear solo tarifas no reembolsables que se paguen en su totalidad en el momento de la reserva.
Si utiliza tarifas sin impuestos en su establecimiento, normalmente los precios en la parte del motor de reservas que se muestra a los huéspedes cambiarán dependiendo de su impuesto; sin embargo, no se puede establecer un impuesto que solo se aplique a un periodo determinado, lo que ocasiona complicaciones, porque normalmente, los países exigen que los impuestos se apliquen de conformidad con la legislación vigente en el momento del pago.
Las tarifas de las habitaciones que se pagan en el momento de la reserva no requieren ningún ajuste de precio dependiendo de las fechas de estancia.
Este es un ejemplo de lo que sucede con las tarifas sin impuestos pagadas íntegramente en el momento de la reserva:
Usted vende una habitación con una tarifa no reembolsable de 100 USD sin impuestos en todos los días de su calendario.
El impuesto en 2020 es del 5 % y en 2021 cambiará al 20 %.
El precio de venta de la habitación aparece como 105 USD para todos los días, incluidos los del año 2021, porque el 5 % es la configuración actual del impuesto.
Si un huésped reserva una habitación para 2021 a un precio de 105 USD y paga en 2020, ese será el precio y el impuesto correcto de la habitación.
Cuando cambie el impuesto en 2021 al 20%, el precio de venta de la habitación aparecerá como 120 USD para todos los días, lo que hará que todas las reservas vuelvan a tener el precio correcto.
Las tarifas de las habitaciones que se pagan en el momento del check-out deben ajustarse para que el precio tenga en cuenta el impuesto durante ese periodo de la estancia. Si sus impuestos cambian en el futuro, deberá ajustar manualmente las tarifas para el periodo en que se aplicará el nuevo impuesto. Para ello puede utilizar cualquier herramienta que le permita ajustar los precios, como por ejemplo cambiar el precio directamente en el inventario del motor de reservas o, si está conectado al Channel Manager, cambiar el precio directamente desde el inventario del Channel Manager.
Este es un ejemplo de lo que sucede con las tarifas sin impuestos pagadas íntegramente en el check-out:
Usted vende una habitación con una tarifa reembolsable de 100 USD sin impuestos en todos los días de su calendario.
El impuesto en 2020 es del 5 % y en 2021 cambiará al 20 %.
El precio de venta de la habitación aparece como 105 USD para todos los días, incluidos los del año 2021, porque el 5 % es la configuración actual del impuesto.
Para que la habitación aparezca como 120 USD en 2021 tendrá que ajustar el precio de 2021 a 114,29 USD, de modo que el precio enviado al canal y al motor de reservas para ese periodo sea 114,29+5 %=120,0045 (~120).
Los huéspedes que hagan una reserva en su motor de reservas verán que pagarán "114,29 USD con impuestos de 5,71 USD"
En 2021 cambia el impuesto al 20 %.
Deberá volver a ajustar sus precios a 100 USD para que se muestren correctamente como 120 USD al hacer la reserva.
Cuando los huéspedes paguen en el check-out, verán que están pagando "100 USD con 20 USD de impuestos", lo que suma el mismo precio completo, pero con una división de impuestos distinta de la que vieron al reservar.
Como puede ver, es un proceso complejo, y por eso se recomienda evitar usar tarifas sin impuestos a pagar en el check-out si en su zona hay un impuesto estacional o se espera que haya un cambio impositivo en el futuro.
Qué hacer si su zona requiere impuestos distintos para los diferentes servicios ofrecidos por su hotel
En algunos países, el impuesto es diferente para las estancias en las habitaciones y para algunos otros servicios que pueden ofrecer los hoteles, como alimentos, bebidas (especialmente el alcohol), tratamientos de spa, etc.
En este apartado se explican todas las herramientas de las que dispone para gestionar esta situación.
Por ejemplo, si su país grava la venta de bebidas alcohólicas con un impuesto del 20 %, pero todos los demás servicios, incluidas las habitaciones, se gravan con un impuesto del 5 %, tendría que hacer lo siguiente:
Cree un impuesto de porcentaje del 5 %.
En «¿Dónde debe aplicarse este impuesto?» marque Habitaciones y Algunos extras.
En «Algunos extras» marque todos los extras que sean un servicio diferente a las bebidas alcohólicas.
Guarde esta configuración.
Cree un impuesto de porcentaje del 20 %.
En «¿Dónde debe aplicarse este impuesto?» marque solamente Algunos extras.
En «Algunos extras» marque todos los extras que sean bebidas alcohólicas-
Guarde esta configuración.
Tenga en cuenta que, en este ejemplo, si tiene extras que constan de bebidas alcohólicas y otros servicios, deberá separar esos extras. Por ejemplo, no puede tener un extra que sea «Cena con una botella de champán», ya que la cena se grava por separado del champán.
Cambiar de un impuesto simple a un impuesto diferente para diferentes servicios
Si su país tenía el mismo impuesto de porcentaje para todos los servicios prestados por el hotel, pero ahora cambia los impuestos de modo que sea diferente para los distintos servicios, asegúrese de eliminar los impuestos anteriores antes de crear los nuevos.
Configurar las tarifas para que incluyan o no incluyan impuestos en el inventario del motor de reservas
Puede elegir entre introducir sus tarifas diarias con o sin impuestos para cumplir las normas establecidas en su país.
Para introducir las tarifas incluyendo impuestos en el inventario:
Haga clic en la pestaña Configuración.
Haga clic en el apartado Establecimiento.
Haga clic en la pestaña Impuestos.
Seleccione la configuración de impuestos que prefiera marcando o desmarcando.
Introduzca las tarifas en el motor de reservas, incluyendo impuestos y cargos por servicio.
Si marca esta opción, las tarifas que introduzca en la tabla del inventario y todos sus extras incluirán los impuestos de porcentaje y las tasas que haya establecido en el motor de reservas. Por ejemplo, si un establecimiento introduce una tarifa de 100 USD en la tabla del inventario, la tarifa que pagará el huésped en el momento de la compra será de 100 USD. Esto se debe a que todos los impuestos y tasas están incluidos en la tarifa que se introdujo en la tabla del inventario.
Si marca esta opción, las tarifas que introduzca en la tabla del inventario y todos sus extras excluirán los impuestos y las tasas. Todos los impuestos y las tasas se añadirán al importe en el momento de la compra. Por ejemplo, si un establecimiento introduce una tarifa de 100 USD en la tabla del inventario y tiene configurado un impuesto estatal del 10 %, la tarifa que pagará el huésped en el momento de la compra será de 110 USD.
Configurar la presentación de tarifas para que incluyan o no incluyan impuestos
Puede elegir que las tarifas mostradas en el motor de reservas incluyan o no incluyan los impuestos y las tasas.
Para gestionar la configuración de la visualización de los impuestos en el motor de reservas:
Haga clic en la pestaña Configuración
Haga clic en el Establecimiento.
Haga clic en la pestaña Impuestos.
Seleccione la configuración de impuestos que prefiera marcando o desmarcando.
Mostrar tarifas incluyendo impuestos y cargos por servicio en el motor de reservas
Si marca esta opción, elige que se muestren las tarifas con los impuestos incluidos, para evitar que los clientes se lleven una sorpresa con tarifas adicionales durante el proceso de reserva.
Si desmarca esta opción, elige que se muestren tarifas más bajas sin impuestos, para poder atraer a más clientes.
Las tarifas se mostrarán según su configuración de presentación de impuestos más reciente en el motor de reservas.
La lista de impuestos seguirá siendo visible para los huéspedes en el motor de reservas y en los correos electrónicos de reserva, independientemente de la configuración de presentación.
¿Qué es un impuesto de porcentaje de índice cero?
Un impuesto de porcentaje de índice cero hace referencia a elementos, como habitaciones o extras, que están sujetos a impuestos, pero en los que actualmente el índice de estos es nulo o cero. Es más común en el caso de países que utilizan un impuesto sobre el valor añadido (IVA).
El impuesto de porcentaje de índice cero se crea y se muestra como el resto de impuestos de porcentaje del motor de reservas.