💡Important à savoir :
Pour configurer et personnaliser les questions du formulaire d'arrivée de votre établissement, rendez-vous dans Arrivée > Formulaire d'arrivée.
Cet article explique comment configurer le module d'arrivée, y compris le formulaire et l'e-mail d'arrivée ainsi que les écrans d'accueil et de confirmation.
Ajouter une question
Rendez-vous dans Arrivée > Formulaire d'arrivée.
Cliquez sur le bouton Ajouter.
Choix du type : sélectionnez un type de question parmi une série de questions prédéfinies ou personnalisées
Saisissez votre question dans le champ Texte de la question (ou modifiez le modèle de question, si nécessaire) et remplissez tous les autres champs relatifs au type de question que vous ajoutez.
Saisissez les traductions personnalisées de votre question dans chacun des onglets de langue actifs.
Lorsque vous êtes prêt·e, cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous retournerez ainsi au formulaire, où vous pourrez réorganiser les questions, si nécessaire.
💡Remarque :
Si vous ne saisissez pas de traductions personnalisées pour une langue active, tout client utilisant cette langue (si sa langue est connue) verra la question dans votre langue par défaut.
Votre langue par défaut est définie dans Paramètres > Général > Localisation > Langue par défaut.
Pour rendre une question obligatoire, cochez « Cette question est obligatoire », sous Validation.
➕ Exemple :
Voici comment créer et personnaliser une question déroulante :
Saisissez votre question dans le champ Texte de la question.
Saisissez les traductions personnalisées de votre question dans chacun des onglets de langue actifs.
Cliquez sur Ajouter un choix pour ajouter les options de réponse que le client peut sélectionner.
Pour rendre la question obligatoire, cochez « Cette question est obligatoire », sous Validation.
Pour poser cette question à d'autres clients dans le cadre d'un partage de chambre, sous Options supplémentaires, cochez « Cette question doit être posée à tous les clients, et pas seulement au client principal ».
Lorsque vous êtes prêt·e, cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous retournerez ainsi au formulaire, où vous pourrez réorganiser les questions, si nécessaire.
⚠️ Les champs Prédéfini et Type de champ sont affichés en mode lecture seule et uniquement à titre de référence. Si vous ajoutez le mauvais type de question, il n'est pas possible de le modifier, mais vous pouvez supprimer la question et en ajouter une nouvelle.
Réorganiser l'ordre des questions
Utilisez la fonction glisser-déposer pour déplacer les questions et en modifier l'ordre.
Supprimer une question
Pour supprimer une question, cliquez sur le bouton Modifier de la question, puis sur le bouton Supprimer (en bas de la page).
Exemples de personnalisation du formulaire d'arrivée
Indiquer les créneaux horaires préférés des clients
Vous pouvez demander aux clients de préciser leurs créneaux horaires préférés pour le petit-déjeuner, les loisirs, le transport, etc. Il suffit pour cela de créer un menu déroulant et d'ajouter les créneaux disponibles.
Confirmer les adresses e-mail des clients
Certains canaux de réservation masquent les adresses e-mail des clients, mais si nécessaire, vous pouvez demander aux clients d'indiquer cette information dans le formulaire d'arrivée. Pour ce faire, n'utilisez pas une question personnalisée, mais plutôt la question relative à l'adresse électronique dans les questions prédéfinies, car celle-ci peut déterminer si l'adresse e-mail saisie est valide.
Améliorer votre marketing
Vous pouvez également demander à vos clients de préciser le motif de leur séjour, puis utiliser leurs réponses pour améliorer le marketing de votre établissement ou proposer des offres de vente incitative.
Ajouter des clients à vos listes de diffusion
Si vous demandez au client de fournir son adresse e-mail, vous pouvez également lui demander d'accepter de recevoir vos e-mails promotionnels et marketing. Pour cela, il suffit de cliquer sur Ajouter > Boutons radio.
Personnaliser les textes de bienvenue et de fin du questionnaire d'arrivée
Lorsqu'un client clique sur le bouton Enregistrement, il voit apparaître le texte de bienvenue du questionnaire d'arrivée.
Une fois le formulaire d'arrivée en ligne envoyé, l'écran de confirmation s'affiche avec le texte de fin du questionnaire.
Pour modifier le texte de bienvenue et le texte de fin du questionnaire, rendez-vous dans Arrivée > Paramètres > Langues. Saisissez vos messages dans les zones de texte prévues à cet effet et, si nécessaire, ajoutez vos traductions dans chaque onglet de langue actif.
Ajouter le logo de votre établissement au texte de bienvenue
Pour ajouter le logo de votre établissement au texte de bienvenue, rendez-vous dans Paramètres > Général, faites défiler vers le bas jusqu'à Apparence, puis sous Logo, choisissez le fichier que vous souhaitez importer.
💡Nous vous conseillons d'importer votre logo conformément aux recommandations mentionnées dans l'image ci-dessous.
Personnaliser l'e-mail de confirmation d'enregistrement
Lorsqu'un client envoie son formulaire d'arrivée, il reçoit un e-mail de confirmation comme celui présenté ci-dessous.
L'objet (1) et le message initial (2) peuvent être personnalisés en allant dans Arrivée > Paramètres > E-mail de confirmation d'arrivée et en modifiant le texte pour chaque langue active.
Tester le formulaire d'arrivée
Une fois les étapes ci-dessus terminées, nous vous recommandons de tester le formulaire d'arrivée pour voir à quoi il ressemble du point de vue du client.
Rendez-vous dans Clients > Ajouter des clients.
Remplissez tous les champs concernant les détails de la réservation et cliquez sur le bouton Ajouter le client.
Un profil de client apparaît. Sur cette page, cliquez sur les points de suspension (…) en haut à droite du panneau Informations sur le client puis sur Formulaire d'arrivée.
Vous serez redirigé·e vers le formulaire d'arrivée, où vous pourrez le visualiser du point de vue d'un client.