💡 É importante que saiba:
Tem de ter, pelo menos, uma conta de utilizador com a permissão Gestão de utilizadores ativada para aceder, visualizar e editar os utilizadores através da página Gerir utilizadores.
Se não tiver a permissão Gestão de utilizadores ativada, peça a um colega com esta permissão que a ative por si (se possível).
Boas práticas para gerir contas de utilizador
As contas de utilizador e as permissões das mesmas devem ser geridas atentamente, pois dão acesso à visualização e gestão de informações – como dados de pagamento e informações de identificação pessoal (IIP) dos hóspedes. Abaixo encontra algumas boas práticas que compilámos para ajudar a proteger os dados dos utilizadores e dos hóspedes de acordo com os regulamentos de dados.
Não anote os nomes de utilizador e as palavras-passe - para ajudar a proteger as suas credenciais e impedir que caiam nas mãos erradas. Se uma pessoa com más intenções obtiver acesso à palavra-passe, a sua conta e os dados dos hóspedes ficarão vulneráveis. Uma fuga de dados pode não só afetar potencialmente os seus hóspedes, como também a reputação e as receitas do seu estabelecimento.
Não partilhe computadores e navegadores (sempre que possível) - os navegadores costumam registar as informações dos utilizadores. Se partilhar um computador, lembre-se sempre de terminar sessão e não permitir que o navegador guarde as suas credenciais.
Não partilhe contas de utilizador - cada pessoa que utiliza a plataforma tem de ter a sua própria conta de utilizador (com um endereço de e-mail único). Não utilize e-mails partilhados para criar contas de utilizador (como info@hotel.com ou bookings@hotel.com). A partilha de contas de utilizador infringe a Norma Mundial de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI DSS).
⚠️ Porque não deve partilhar contas de utilizador
Partilhar contas de utilizador vai contra a Norma Mundial de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI DSS). De acordo com a PCI DSS, as empresas devem manter responsabilidade individual pelas ações de cada colaborador, garantindo que estes têm um identificador único. É útil conseguir controlar as ações de cada colaborador quando as autoridades precisam de investigar falhas de segurança e roubo de dados.
Para ajudar a garantir a segurança dos dados dos hóspedes, proteja as credenciais da conta de utilizador e não partilhe a sua conta. Existem muitas leis de proteção de dados no mundo, sendo que a mais famosa é o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), que protege as informações de identificação pessoal (PII) de qualquer cidadão europeu e residente na Europa que faça reservas em todo o mundo. Todos os estabelecimentos que oferecem alojamento a cidadãos e residentes europeus devem cumprir o regulamento para evitar multas.
Adicionar uma conta de utilizador
Para adicionar uma nova conta de utilizador, siga os passos abaixo:
Aceda ao nome do seu estabelecimento na barra de navegação > Gestão de utilizadores.
Clique em Adicionar utilizador.
Introduza os Dados do utilizador: forneça um endereço de e-mail único, ao qual apenas a pessoa que efetua a gestão desta conta de utilizador pode aceder (será enviado um link de ativação para este endereço de e-mail). Introduza o nome próprio e o sobrenome da pessoa que será proprietária desta conta de utilizador. Selecione o idioma preferido do utilizador. Introduza o número de telefone do utilizador.
Em Permissões da conta, assinale a caixa de verificação Gestão de utilizadores se quiser permitir que esta conta de utilizador adicione, edite ou elimine outros utilizadores. Caso contrário, deixe a opção desmarcada.
Em Nível de utilizador, selecione entre: Administrador (concede todos os acessos e permissões disponíveis) e Geral (permite acesso personalizado e permissões para limitar o acesso). Se optar por Geral, selecione as permissões que pretende que o utilizador tenha (consulte mais sobre as permissões abaixo).
Clique em Criar utilizador.
Permissões de conta de utilizador
Os utilizadores de nível Administrador têm todas as permissões ativadas por predefinição (exceto a Gestão de utilizadores).
Os utilizadores de nível Geral têm acesso apenas de leitura a todas as áreas da plataforma por predefinição. Contudo, podem ser ativadas permissões específicas para conceder direitos de edição ao utilizador. Por exemplo, se for ativada a permissão de Inventário para um utilizador geral, o mesmo poderá consultar e efetuar alterações ao Inventário.
💡 Os utilizadores de nível Geral têm de ter, pelo menos, uma permissão ativada.
Em seguida, pode encontrar as permissões disponíveis que podem ser ativadas para os utilizadores de nível Geral.
Estabelecimento
Definições do estabelecimento - efetue a gestão e a atualização das informações gerais do estabelecimento, dos detalhes do estabelecimento, dos serviços e das políticas.
Quartos e tarifas - crie, edite e elimine os tipos de quarto, os tarifários, as tarifas dos quartos e as tarifas do canal.
Definições de pagamento - configure os métodos de pagamento aceites, as definições de pagamento e os portais de pagamento.
Biblioteca multimédia - adicione, edite e elimine imagens da biblioteca multimédia.
Distribuição
Inventário - efetue a gestão e a atualização diárias das tarifas, da disponibilidade e das restrições.
Canais - adicione, mapeie e anule o mapeamento dos canais.
Regras de rendimento - crie, edite e elimine regras de rendimento.
Demand Plus - efetue a gestão do Demand Plus.
Reservas
Detalhes da reserva e relatórios operacionais - pesquise e visualize reservas e execute relatórios.
Dados de pagamento dos hóspedes - efetue a gestão dos dados de cartões de pagamento de reservas. (a permissão Detalhes da reserva e relatórios operacionais também tem de ser concedida.)
Conectividades
Conectividade com terceiros - mapeie e configure um sistema de gestão hoteleira (PMS), um sistema de gestão de receitas (RMS) ou um sistema central de reservas (CRS).
Insights
Relatórios inteligentes de mercado e provisórios - execute e visualize os relatórios do Insights disponíveis para o estabelecimento.
💡 Após a criação da conta do utilizador, será enviado um e-mail de ativação para o seu endereço de e-mail, pedindo-lhe para definir uma palavra-passe e ativar a sua conta. Os utilizadores recentemente adicionados serão apresentados como Pendentes no sistema até o utilizador clicar no link de ativação que receberam no e-mail.
Editar ou eliminar uma conta de utilizador
Para editar ou eliminar uma conta de utilizador, siga os passos abaixo:
Aceda ao nome do seu estabelecimento na barra de navegação > Gestão de utilizadores.
Localize o utilizador e clique no botão das reticências (...).
No menu Ações, selecione entre Editar este utilizador e Eliminar este utilizador.
⚠️ Nota:
Não é possível editar a secção Dados do utilizador (que contém o Endereço de e-mail, Nome próprio, Sobrenome, Idioma preferido e Número de telefone). Se estas informações não estiverem corretas e tiverem de ser alteradas, crie uma nova conta de utilizador e elimine o utilizador antigo com os dados incorretos.
Eliminar um utilizador é uma ação irreversível: o acesso e o histórico de alterações não podem ser recuperados depois da eliminação do utilizador. Recomendamos que só elimine um utilizador se não estiver a contar com o regresso do mesmo, ou se não for permitido o acesso à plataforma no futuro por parte desse utilizador. Se tiver alguma hesitação quanto à eliminação de um utilizador, restrinja as permissões do mesmo.