So handhaben Sie Steuern im Buchungssystem
Sie können verschiedene Steuern für Ihre Unterkunft in Ihrem Buchungssystem einrichten, mit denen Sie automatisch den Steueranteil eines Buchungspreises berechnen können. Beachten Sie, dass nur Administrator-Benutzer Steuersätze im Buchungssystem einrichten und konfigurieren können.
Sie müssen darauf achten, dass die für Ihre Unterkunft im Buchungssystem festgelegten Steuern denen entsprechen, die für Ihr Land, Ihre Region und/oder Ihre Stadt gelten.
Sobald Ihre Steuern korrekt festgelegt wurden, werden sie Gästen beim Abschluss ihrer Reservierung im Buchungssystem angezeigt. Die Steuerinformationen werden bei der Verarbeitung von Anzahlungen herangezogen, sofern Sie ein Zahlungsportal nutzen, das mit Ihrem Buchungssystem verknüpft ist.
Falls Ihr System mit einem Channel Manager verbunden ist und der Channel Manager wiederum mit einem PMS verknüpft ist, werden Buchungen mit den Steuerinformationen zunächst an den Channel Manager und im Anschluss an das PMS gesendet, vorausgesetzt das PMS kann die Informationen empfangen. PMS berechnen die Steuern jedoch intern häufig neu und verwenden dabei einfach den Bruttopreis der Buchung, um jeweils Nettobetrag und Steuer zu definieren.
Eine Steuer erstellen, bearbeiten oder löschen
Um die Steuereinstellungen im Buchungssystem aufzurufen, klicken Sie auf den Reiter Einstellungen, dann auf Unterkunft und schließlich auf den Reiter Steuern. Nun können Sie die gewünschten Einstellungen für Ihre Steuern vornehmen.
Zum Erstellen einer Steuer:
Klicken Sie auf Erstellen
Geben Sie den Namen der Steuer ein
Wählen Sie unter Art die Option Steuerprozentsatz oder Fester Betrag.
Klicken Sie auf Erstellen
Zum Bearbeiten einer vorhandenen Steuer:
Klicken Sie auf den Namen der Steuer, die Sie bearbeiten möchten
Bearbeiten Sie die verfügbaren Felder
Klicken Sie auf Speichern
Zum Löschen einer vorhandenen Steuer:
Klicken Sie auf den Namen der Steuer, die Sie löschen möchten
Klicken Sie auf Löschen
Klicken Sie zum Bestätigen auf OK (oder auf Abbrechen, wenn Sie Ihre Meinung geändert haben)
Arten von Steuern (prozentual oder Festbetrag)
Wenn Sie eine Steuer erstellen oder bearbeiten, werden Sie nach der Steuerart gefragt, die Sie verwenden möchten.
Es gibt zwei Arten von Steuern, die Sie im Buchungssystem erstellen können – Steuerprozentsatz und feste Steuerbeträge.
Steuerprozentsatz wird als Prozentanteil der Buchungskosten berechnet. Beispiele für Steuerprozentsätze sind die Mehrwertsteuer, Goods & Services Tax oder spezielle Steuern einzelner US-Bundesstaaten.
Feste Steuerbeträge werden als Summe auf die Buchung aufgeschlagen. Beispiele für gängige feste Steuerbeträge sind die Kurtaxe, Umweltabgabe, Riffabgabe und Stadtsteuer.
Steuerprozentsatz
Wenn Sie „Steuerprozentsatz“ wählen, müssen Sie einen Wert mit bis zu 4 Dezimalstellen eingeben. Dieser wird dann als Prozentsatz auf Ihre Buchung angewendet.
Sie können festlegen, wo ein Steuerprozentsatz gelten soll, indem Sie das entsprechende Kästchen unter „Wofür soll diese Steuer gelten?“ ankreuzen:
Alles (Standard) – die Steuer wird auf die Gesamtgebühr der Buchung angewendet, inklusive Zimmerpreis und Zusatzleistungen
Zimmer – die Steuer wird auf den Gesamtpreis des Zimmers inklusive Gebühren für Aufbettung angewendet
Alle Zusatzleistungen – die Steuer gilt nur für die Summe der Zusatzleistungen
Ausgewählte Zusatzleistungen – die Steuer gilt nur für ausgewählte Zusatzleistungen. Sie können auswählen, für welche Zusatzleistungen die Steuer gilt.
Fester Betrag
Wenn Sie „Fester Betrag“ wählen, müssen Sie einen Wert eingeben. Dieser gilt als fester Steuerbetrag für Ihre Buchung in der Währung Ihrer Unterkunft.
Sie können die Anwendung des festen Steuerbetrags festlegen, indem Sie aus dem Drop-down-Menü die entsprechende Option wählen:
Pro Buchung: Die Steuer wird einmal pro Buchung angewendet, auch wenn diese mehrere Zimmer umfasst
Pro Person: Die Steuer gilt für jede Person in jeder Buchung
Pro Person pro Nacht: Die Steuer wird für jeden Gast und jede Übernachtung in einer Buchung angewendet
Pro Zimmer: Die Steuer wird auf jedes gebuchte Zimmer in einer Buchung angewendet
Pro Zimmer pro Nacht: Die Steuer wird für jedes gebuchte Zimmer und jede Übernachtung in einer Buchung angewendet
Pro Nacht: Die Steuer wird auf jede Übernachtung der Buchung angewendet
So handhaben Sie Steueränderungen, vorübergehende Steuersenkungen und Saisonsteuern
Die Steuern, die Sie im Buchungssystem einstellen, müssen immer auf dem aktuellen Stand sein.
Wenn Ihr Land, Ihre Region oder Ihre Stadt die zu zahlenden Steuern für eine Übernachtung geändert hat, sollten Sie die Steuereinstellungen schnellstmöglich korrigieren. Wenn sich die Steuern vorübergehend geändert haben oder sich immer regelmäßig ändern (Saisonsteuer), müssen Sie die Steuereinstellungen jedes Mal manuell ändern, wenn sich die Steuern ändern.
Das müssen Sie bei Steueränderungen beachten
Wenn Sie wissen, dass sich die Steuersätze in ein paar Monaten ändern, gehen Buchungen für den Zeitraum, in dem die neuen Steuersätze gelten, ein. Abhängig von der Art und Weise, wie Sie Zahlungen verwalten, sind die Steuersätze, die Ihren Gäste bei der Buchung angezeigt werden, zum Zeitpunkt des Check-outs unter Umständen nicht mehr aktuell. Normalerweise verlangen Staaten die Anwendung der Steuern in Übereinstimmung mit den Gesetzen, die zum Zeitpunkt der Zahlung gelten.
Das bedeutet:
Für Buchungen, die zum Buchungszeitpunkt vollständig bezahlt werden (nicht erstattungsfähig), sind die Steuersätze, die dem Gast während der Buchung angezeigt werden, die richtigen. Wenn Ihr Buchungssystem mit keinem Zahlungsportal verknüpft ist, müssen Sie die Zahlung abwickeln, bevor die neuen Steuereinstellungen der Unterkunft angewendet werden.
Für Buchungen, die zum Check-out-Zeitpunkt vollständig bezahlt werden (erstattungsfähig), stimmen die Steuersätze, die dem Gast während der Buchung angezeigt werden, eventuell nicht mit den Steuersätzen beim Check-out überein. Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie Ihren Gästen denselben Bruttopreis berechnen, der zum Buchungszeitpunkt vereinbart wurde, und Steuern und Nettopreis bei der Zahlung korrekt getrennt werden. Falls Sie ein PMS in Verbindung mit dem Channel Manager verwenden, können Sie die Steuereinstellungen der Buchung aktualisieren. Öffnen Sie dazu die Buchung im Extranet des Buchungssystems und bearbeiten Sie sie (eine kleine Änderung, etwa das Hinzufügen einer Notiz, reicht aus). Daraufhin wird der Preis mit den neuen Steuersätzen an das PMS gesendet. Normalerweise sollte das PMS jedoch Steuern intern verarbeiten.
Für Buchungen mit einer Anzahlung zum Buchungszeitpunkt und vollständiger Bezahlung beim Check-out können die Steuersätze der Anzahlung und der Bezahlung während des Check-outs voneinander abweichen. Für die Anzahlungen gelten in diesem Fall die korrekten Steuern, die allerdings für die Zahlung beim Check-out separat neu berechnet werden müssen. Falls es deswegen bei der Rechnungsstellung zu Problemen kommt, empfehlen wir, diese Methode zu vermeiden, sollten in Ihrer Region Saisonsteuern gelten oder in Zukunft eine Steueränderung zu erwarten sein.
Vorübergehende Steuern und Raten ohne Steuern
Es wird nicht empfohlen, Raten ohne Steuern zu verwenden, wenn in Ihrer Region Saisonsteuern gelten oder in Zukunft eine Steueränderung zu erwarten ist.
Wenn Sie trotz Saisonsteuern in Ihrer Region oder einer anstehenden Steueränderung Raten ohne Steuern angeben möchten, empfehlen wir Ihnen dringend, nur nicht erstattungsfähige Raten zu verwenden, die zum Buchungszeitpunkt vollständig bezahlt werden.
Wenn Sie Raten ohne Steuern für Ihre Unterkunft verwenden, ändern sich auf der Grundlage Ihrer Steuer gewöhnlich die Preise, die Gästen im Buchungssystem angezeigt werden. Sie können Ihre Steuer jedoch nicht so einstellen, dass sie nur in einem bestimmten Zeitraum angewendet wird, was zu Komplikationen führt: In der Regel müssen Steuern gemäß den geltenden Vorschriften eines Landes zum Zahlungszeitpunkt erhoben werden.
Zimmerpreise, die zum Buchungszeitpunkt bezahlt werden, erfordern keine Preisanpassung in Abhängigkeit der Aufenthaltsdaten.
Hier ist ein Beispiel, was passieren kann, wenn steuerfreie Raten zum Buchungszeitpunkt vollständig bezahlt werden:
Sie verkaufen ein Zimmer zu einem nicht erstattungsfähigen Preis in Höhe von 100 € zzgl. aller Steuern an allen Tagen Ihres Kalenders.
Der Steuersatz liegt 2020 bei 5 % und wird 2021 auf 20 % erhöht.
Das Zimmer wird an allen Tagen als verkauft für 105 € angezeigt, auch für 2021, da Ihre aktuelle Steuereinstellung 5 % beträgt.
Wenn ein Gast ein Zimmer für 2021 für 105 € bucht und 2020 bezahlt, gelten die Kosten und Steuern für 2020.
Nachdem Sie die Steuer 2021 auf 20 % geändert haben, wird das Zimmer für alle Tage als verkauft für 120 € angezeigt, sodass wieder alle Buchungen den korrekten Preis ausweisen.
Zimmerraten, die beim Check-out bezahlt werden, müssen angepasst werden, sodass die Steuern für diesen Aufenthaltszeitraum in den Kosten berücksichtigt werden. Wenn sich Ihre Steuern in Zukunft ändern, müssen Sie die Raten für den Zeitraum mit der neuen Steuer manuell anpassen. Dafür können Sie jedes Tool nutzen, mit dem sich Preise ändern lassen. Beispielsweise ist es möglich Preisänderungen direkt im Bestand des Buchungssystems oder Preisänderungen direkt im Bestand des Channel Managers, sofern eine Verknüpfung mit dem Channel Manager gegeben ist, vorzunehmen.
Hier ist ein Beispiel, was passieren kann, wenn steuerfreie Raten beim Check-out vollständig bezahlt werden:
Sie verkaufen ein Zimmer zu einem erstattungsfähigen Preis in Höhe von 100 € zzgl. aller Steuern an allen Tagen Ihres Kalenders.
Der Steuersatz liegt 2020 bei 5 % und wird 2021 auf 20 % erhöht.
Das Zimmer wird an allen Tagen als verkauft für 105 € angezeigt, auch für 2021, da Ihre aktuelle Steuereinstellung 5 % beträgt.
Wenn das Zimmer für 2021 zu einem Preis von 120 € angezeigt werden soll, müssen Sie die Rate für 2021 zu 114,29 € ändern. Auf diese Weise wird der Preis für diesen Zeitraum mit 114,29 + 5 % = 120,0045 (~120) an das Portal und das Buchungssystem gesendet.
Allen Gästen, die auf Ihrem Buchungssystem ein Zimmer reservieren, wird ein Preis von „114,29 € zzgl. 5,71 € Steuer“ angezeigt.
2021 ändern Sie die Steuer auf 20 %.
Sie müssen Ihre Preise erneut auf 100 € anpassen, sodass sie bei der Buchung korrekt mit 120 € angezeigt werden.
Wenn die Gäste beim Check-out zahlen, wird auf der Rechnung „100 € zzgl. 20 €“ angegeben. Somit wird derselbe Endpreis erzielt, nur mit einer abweichenden Steuerauflistung zum Buchungszeitpunkt.
Wie Sie sehen, ist der Prozess komplex. Deshalb empfiehlt es sich, möglichst keine steuerfreien Raten bei der Zahlung zum Check-out zu verwenden, wenn in Ihrer Region Saisonsteuern gelten oder in Zukunft eine Steueränderung zu erwarten ist.
Was tun, wenn in Ihrer Region unterschiedliche Steuern für verschiedene Dienstleistungen erhoben werden
In einigen Ländern gelten unterschiedliche Steuersätze für Beherbergungen und bestimmte andere Dienstleistungen, die Hotels Ihren Gästen anbieten können wie Speisen, Getränke (vor allem alkoholische Getränke), Wellness-Behandlungen usw.
Alle Tools, die für diesen Fall hilfreich sind, werden im Abschnitt Arten von Steuern (prozentual oder Festbetrag) erläutert.
Wenn z. B. in Ihrem Land der Verkauf von alkoholischen Getränken mit 20 % versteuert wird, alle anderen Dienstleistungen rund um den Vertrieb von Zimmern aber einem Prozentsatz von 5 % unterliegen, müssen Sie folgende Schritte befolgen:
Erstellen Sie eine prozentuale Steuer von 5 %
Markieren Sie unter „Wofür soll diese Steuer gelten?“ die Kästchen Zimmer und Ausgewählte Zusatzleistungen
Markieren Sie unter „Ausgewählte Zusatzleistungen“ alle Zusatzleistungen mit Ausnahme von alkoholischen Getränken
Speichern Sie die Einstellungen
Erstellen Sie eine prozentuale Steuer von 20 %
Markieren Sie unter „Wofür soll diese Steuer gelten?“ nur das Kästchen Ausgewählte Zusatzleistungen
Markieren Sie unter „Ausgewählte Zusatzleistungen“ alle Zusatzleistungen in Form von alkoholischen Getränken
Speichern Sie die Einstellungen
Bitte beachten Sie, dass Sie Zusatzleistungen, die aus einer bestimmten Dienstleistung und alkoholischen Getränken bestehen, separat angeben müssen. Beispielsweise können Sie im System kein „Abendessen inkl. einer Flasche Champagner“ eingeben, da sich die Steuersätze eines Abendessens und einer Flasche Champagner voneinander unterscheiden.
Einführung einer unterschiedlichen Besteuerung für diverse Dienstleistungen
Wenn in Ihrem Land dieselben Steuersätze für alle Hotel-Dienstleistungen berechnet wurden, aber nun unterschiedliche Steuern für unterschiedliche Dienstleistungen eingeführt werden, müssen Sie zunächst die veralteten Steuern entfernen, bevor Sie neue hinzufügen können.
Raten festlegen, die inklusive oder exklusive Steuern auf den Bestand im Buchungssystem sind
Sie haben die Wahl, Ihre Tagesraten inklusive oder exklusive Steuern einzugeben, entsprechend der Norm in Ihrem Land.
Eingabe von Raten inklusive Steuern auf den Bestand:
Klicken Sie auf den Reiter Einstellungen
Klicken Sie auf die Kachel Unterkunft
Klicken Sie auf den Reiter Steuern
Nehmen Sie die gewünschten Steuereinstellungen vor, indem Sie Häkchen setzen oder entfernen
Eingabe von Raten inklusive Steuern und Servicegebühr auf dem Buchungssystem
Wenn Sie diese Option aktivieren, enthalten alle Raten, die Sie in das Bestand-Feld eingeben, sowie alle Zusatzleistungen die im Buchungssystem vermerkten prozentualen Steuern und Gebühren. Wenn also eine Unterkunft eine Rate in Höhe von 100 € in das Bestand-Feld eingibt, muss der Gast beim Check-out insgesamt 100 € bezahlen. Der Grund dafür ist schnell erklärt: Alle Steuern und Gebühren sind in der Rate inbegriffen, die in das Bestand-Feld eingegeben wurde.
Wenn Sie diese Option deaktivieren, sind alle Raten, die Sie in das Bestand-Feld eingeben, sowie alle Zusatzleistungen exklusive Steuern und Gebühren. Die gesamten Steuern und Gebühren werden beim Check-out auf den Betrag aufgeschlagen. Wenn also eine Unterkunft eine Rate in Höhe von 100 € in das Bestand-Feld eingibt und der nationale Steuersatz für die Dienstleistung 10 % beträgt, bezahlt der Gast beim Check-out insgesamt 110 €.
Raten als inklusive oder exklusive Steuern anzeigen
Sie haben die Wahl, Raten auf dem Buchungssystem inklusive oder exklusive Steuern und Gebühren anzuzeigen.
Verwalten von Anzeigeeinstellungen für Steuern auf dem Buchungssystem:
Klicken Sie auf den Reiter Einstellungen
Klicken Sie auf Unterkunft
Klicken Sie auf den Reiter Steuern
Nehmen Sie die gewünschten Steuereinstellungen vor, indem Sie Häkchen setzen oder entfernen
Anzeigen von Raten inklusive Steuern und Servicegebühr auf dem Buchungssystem
Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die Raten inklusive Steuern angezeigt. Das heißt, es gibt keine Überraschungen für Ihre Gäste in Form von zusätzlichen Gebühren während des Buchungsprozesses.
Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden niedrigere Raten exklusive Steuern angezeigt, um mehr Kunden anzulocken.
Ihre Raten werden nun entsprechend Ihren aktuellen Anzeigeeinstellungen im Buchungssystem angezeigt.
Gäste können die Liste von Steuern unabhängig von den Anzeigeeinstellungen weiterhin auf dem Buchungssystem und in Buchungs-E-Mails sehen.
Was ist eine Steuer mit Nullsatz?
Eine Steuer mit Nullsatz bezieht sich auf Artikel, beispielsweise Zimmer oder Zusatzleistungen, die steuerpflichtig sind, deren Steuersatz aktuell jedoch null beträgt. Das ist gängig in Ländern, die eine Mehrwertsteuer (VAT) haben.
Die Steuer mit Nullsatz wird genau wie alle anderen prozentualen Steuern im Buchungssystem angelegt und angezeigt.