Arten von E-Mails, die automatisch an Gäste gesendet werden
Das Buchungssystem schickt eine Benachrichtigungs-E-Mail an Ihre Gäste, wenn diese eine Buchung aufgeben oder ihre Buchung storniert oder geändert wird.
Außerdem können Sie im Buchungssystem einrichten, dass automatisch Marketing-Mitteilungen an Ihre Gäste gesendet werden (die sogenannten „E-Mails vor der Anreise“ und „E-Mails nach der Abreise“).
Es gibt fünf Arten von E-Mails, die vom Buchungssystem erstellt werden:
Buchungsbestätigung – Hierbei handelt es sich um die E-Mail mit den Reservierungsdetails, die an Gäste gesendet wird, nachdem sie den Buchungsvorgang abgeschlossen haben.
Buchungsänderung – Das ist die E-Mail, die an Gäste gesendet wird, wenn eine Reservierung geändert wird.
Buchungsstornierung – Das ist die E-Mail, die an Gäste gesendet wird, wenn eine Reservierung storniert wurde.
Mitteilung vor der Anreise – Hierbei handelt es sich um eine optionale Erinnerungs-E-Mail, die vor der erwarteten Anreise an Gäste geschickt wird. Es kann eingestellt werden, wie viele Tage vor der Anreise diese E-Mail versendet werden soll.
Mitteilung nach der Abreise – Hierbei handelt es sich um eine optionale Follow-up-E-Mail, die verwendet werden kann, um sich nach dem Check-out bei Gästen zu bedanken und sie darum zu bitten, eine Bewertung zu hinterlassen. Es kann eingestellt werden, wie viele Tage nach dem Check-out diese E-Mail versendet werden soll.
E-Mails mit Buchungsbestätigungen, Änderungen oder Stornierungen sind bei der Ersteinrichtung des Systems automatisch aktiviert.
E-Mails vor der Anreise und nach der Abreise sind standardmäßig deaktiviert. Das heißt, sie müssen manuell aktiviert und eingerichtet werden, damit das Buchungssystem diese E-Mails an Gäste verschickt.
Anpassung und Einrichtung der E-Mails, die automatisch an Gäste gesendet werden
Sie können Kopf- und Fußzeilen zu den Standard-E-Mail-Vorlagen hinzufügen und diese außerdem so anpassen, dass sie besser zu Ihrem Branding passen.
So ändern Sie die Einstellungen der automatischen E-Mails, die vom Buchungssystem versendet werden:
Klicken Sie auf Einstellungen.
Klicken Sie auf die Kachel Unterkunft.
Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mails.
Klicken Sie rechts neben der Art der automatischen E-Mail, die Sie anpassen möchten, auf Bearbeiten.
In diesem Abschnitt können Sie bestimmte Teile der automatischen E-Mails, die an Gäste gesendet werden, bearbeiten oder anzeigen, je nachdem, auf welche Registerkarte Sie klicken.
Registerkarte „Felder“
Die Registerkarte „Felder“ wird standardmäßig geöffnet, wenn Sie auf „Bearbeiten“ klicken.
In der Registerkarte „Felder“ können Sie die folgenden Aktionen durchführen:
Sie können auswählen, ob die Art von E-Mail, die Sie bearbeiten, automatisch an Gäste gesendet werden soll oder nicht.
Sie können den Betreff der E-Mail anpassen und einen eigenen Betrefftext hinzufügen.
Sie können den Kopfzeilen-Text anpassen: Hierbei handelt es sich um einen Textabschnitt, der in allen E-Mails nach dem Kopfzeilen-Bild und vor dem Hauptteil der E-Mail angezeigt wird (der Hauptteil der E-Mail enthält alle wichtigen Informationen über die Reservierung).
Sie können den Fußzeilen-Text anpassen: Hierbei handelt es sich um einen Textabschnitt, der in allen E-Mails nach dem Hauptteil der E-Mail und vor dem Fußzeilen-Bild angezeigt wird.
Für E-Mails vor der Anreise können Sie einstellen, wie viele Tage vor dem Check-in diese E-Mails verschickt werden sollen.
Für E-Mails nach der Abreise können Sie einstellen, wie viele Tage nach dem Check-out diese E-Mails verschickt werden sollen.
Registerkarte „Bilder“
In der Registerkarte „Bilder“ können Sie das Kopfzeilen-Bild und das Fußzeilen-Bild hochladen.
Das Kopfzeilen-Bild wird ganz oben in den E-Mails angezeigt, das Fußzeilen-Bild ganz unten.
Sie können unter „Bild-Link-URL“ einen Link zu beiden Elementen hinzufügen, damit Gäste, die auf das Bild klicken, auf eine Webseite Ihrer Wahl weitergeleitet werden.
Das empfohlene Format ist 600x210 Pixel (Breite x Höhe) und Bilder mit einer geringeren Breite oder Höhe werden oben und unten abgeschnitten, damit sie in die E-Mail passen.
Registerkarte „Vorschau der Vorlage“
In der Registerkarte „Vorschau“ können Sie sehen, wie die E-Mail bei Ihren Gästen angezeigt wird.
Es muss mindestens eine Reservierung über das Buchungssystem vorgenommen worden sein, damit die Vorschau generiert werden kann.
Sie können auch eine Test-E-Mail an Ihre E-Mail-Adresse senden, indem Sie Ihre E-Mail-Adresse in das Textfeld „An:“ eingeben, bevor Sie auf die Schaltfläche Senden klicken.
Erweiterte Anpassung von E-Mail-Vorlagen
Sie können das Design der E-Mails, die an Gäste gesendet werden, anpassen, indem Sie die Standardvorlagen im Code-Editor bearbeiten, damit sie Ihrem gewünschten Erscheinungsbild entsprechen. Das Buchungssystem verwendet die Vorlagensprache LIQUID, um Ihnen die Anpassung der an Gäste gesendeten E-Mails zu erleichtern.
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie mit der Vorlagensprache LIQUID und deren Programmierung nicht vertraut sind, empfehlen wir Ihnen, sich an einen Webentwickler zu wenden, der Ihnen bei der Bearbeitung des Codes helfen kann. Klicken Sie hier, um die verfügbaren Objekte von LIQUID zu sehen.
Wichtig: Die Änderung der E-Mail-Vorlage erfolgt auf eigenes Risiko. Wir empfehlen unbedingt, alle Änderungen in verschiedenen E-Mail-Clients zu testen, um sicherzustellen, dass die Inhalte korrekt angezeigt werden.
So aktivieren Sie die Anpassung von Code in einer E-Mail-Vorlage:
Klicken Sie auf Einstellungen.
Klicken Sie auf die Kachel Unterkunft.
Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mails und wählen Sie die E-Mail aus, die Sie anpassen möchten.
Klicken Sie auf der Registerkarte Felder ganz unten neben der Schaltfläche „Speichern“ auf Code-Bearbeitung aktivieren. Dadurch werden Sie zur Registerkarte Vorlage bearbeiten weitergeleitet, die vorher nicht verfügbar war.
Registerkarte „Vorlage bearbeiten“
In dieser Registerkarte können Sie den Code der E-Mail-Vorlage ändern.
Danach haben Sie die folgenden Möglichkeiten:
Entwurfsvorlage verwerfen – Verwerfen Sie alle Änderungen, die Sie am Entwurf der E-Mail-Vorlage vorgenommen haben, und setzen Sie die Vorlage auf die zuletzt gespeicherte Version zurück.
Entwurfsvorlage speichern – Speichern Sie die neueste Version des Entwurfs der E-Mail-Vorlage und überprüfen Sie diese unter der Registerkarte Vorschau.
Entwurfsvorlage veröffentlichen – Wenn Sie die Vorlage veröffentlichen, werden alle Änderungen sofort für die E-Mail-Vorlage übernommen. Nun verschickt das Buchungssystem E-Mails im neuen angepassten Format.
Auf Standard zurücksetzen – Damit setzen Sie die Vorlage auf die Standardversion zurück. Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie eine bearbeitete Vorlage veröffentlichen.
Wenn Ihre Extranet-Standardsprache auf eine andere Sprache als Englisch eingestellt ist, können Sie die Registerkarte Vorlage bearbeiten nur in Ihrer Extranet-Sprache sehen.
Um die Registerkarte Vorlage bearbeiten für alle Sprachen zu aktivieren, müssen Sie Ihre Extranet-Sprache auf Englisch umstellen.