💡 Wichtig zu wissen:
Sie sollten über mindestens ein Benutzerkonto mit aktivierter Benutzerverwaltungsberechtigung verfügen, um über die Seite Benutzer*innen verwalten auf Benutzer*innen zugreifen sowie diese anzeigen und bearbeiten zu können.
Wenn Sie die Benutzerverwaltungsberechtigung nicht aktiviert haben, bitten Sie jemanden mit dieser Berechtigung, sie für Sie zu aktivieren (falls zutreffend).
Bewährte Verfahren für die Verwaltung von Benutzerkonten
Benutzerkonten und ihre Berechtigungen müssen sorgfältig verwaltet werden, da sie den Zugriff auf die Anzeige und Verwaltung von Informationen ermöglichen – etwa auf Zahlungsangaben und personenbezogene Daten (PII) des Gastes. Im Folgenden haben wir einige bewährte Verfahren zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen, Ihre Benutzer- und Gästedaten gemäß den Datenschutzbestimmungen zu schützen.
Notieren Sie sich keine Benutzernamen und Passwörter – So schützen Sie Ihre Zugangsdaten und verhindern, dass sie in die falschen Hände geraten. Wenn eine böswillige Partei Zugriff auf Ihr Passwort erhält, wären Ihr Konto und Ihre Gästedaten gefährdet. Ein Datenschutzverstoß kann nicht nur potenzielle Auswirkungen für Ihre Gäste haben, sondern auch auf den Ruf und die Einnahmen Ihrer Unterkunft.
Nutzen Sie Computer und Browser nicht gemeinsam (wann immer möglich) – Browser könnten Benutzerinformationen speichern. Wenn Sie einen Computer gemeinsam nutzen, denken Sie daran, sich jedes Mal abzumelden, um zu verhindern, dass Ihr Browser Ihre Anmeldeinformationen speichert.
Nutzen Sie Benutzerkonten nicht gemeinsam – Jede Person, die die Plattform nutzt, muss über ein eigenes Benutzerkonto (mit einer eindeutigen E-Mail-Adresse) verfügen. Für die Erstellung von Benutzerkonten darf keine gemeinsame E-Mail-Adresse verwendet werden (wie „info@hotel.com“ oder „bookings@hotel.com“). Das Teilen von Benutzerkonten verstößt gegen die Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS).
⚠️ Warum Benutzerkonten nicht gemeinsam genutzt werden sollten
Das Teilen von Benutzerkonten verstößt gegen die Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS). Nach den PCI DSS sollte ein Unternehmen die Verantwortung für die Handlungen jedes einzelnen Mitarbeiters bzw. jeder einzelnen Mitarbeiterin behalten und sicherstellen, dass alle eine eindeutige Kennung haben. Die Möglichkeit, die Handlungen aller Mitarbeitenden nachzuvollziehen, ist hilfreich, wenn Behörden Sicherheitsverstöße und Datendiebstahl untersuchen müssen.
Um sicherzustellen, dass die Daten Ihrer Gäste sicher sind, schützen Sie die Anmeldeinformationen Ihres Benutzerkontos und verwenden Sie keine gemeinsamen Konten. Es gibt viele Datenschutzgesetze auf der ganzen Welt, das bekannteste ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die die personenbezogenen Daten (PII) jedes europäischen Bürgers und jedes in Europa ansässigen Buchenden weltweit schützt. Alle Unterkünfte, die europäischen Bürger*innen und Einwohner*innen Unterkunft bieten, müssen die Verordnung einhalten, um Geldstrafen zu vermeiden.
Ein Benutzerkonto hinzufügen
Um ein neues Benutzerkonto hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Gehen Sie in der Navigationsleiste zu Ihrem Unterkunftsnamen > Benutzerverwaltung.
Klicken Sie auf Benutzer*in hinzufügen.
Geben Sie Ihre Benutzerdaten ein: Geben Sie eine eindeutige E-Mail-Adresse an, auf die nur die Person zugreifen kann, die dieses Benutzerkonto verwaltet (der Aktivierungslink wird an diese E-Mail-Adresse gesendet). Geben Sie den Vor- und Nachnamen der Person ein, die dieses Benutzerkonto verwenden soll. Wählen Sie die bevorzugte Sprache des Benutzers bzw. der Benutzerin aus und geben Sie deren Telefonnummer ein.
Aktivieren Sie unter Kontoberechtigungen das Kontrollkästchen Benutzerverwaltung, wenn Sie diesem Benutzerkonto erlauben möchten, andere Benutzer*innen hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen. Andernfalls lassen Sie das Kontrollkästchen leer.
Wählen Sie auf der Benutzerebene zwischen: Admin (gewährt alle verfügbaren Zugriffe und Berechtigungen) und Allgemein (ermöglicht benutzerdefinierten Zugriff und Berechtigungen, um den Zugriff einzuschränken). Wenn Sie Allgemein wählen, wählen Sie die Berechtigungen aus, die der Benutzer bzw. die Benutzerin erhalten soll (weitere Informationen zu den Berechtigungen finden Sie weiter unten).
Klicken Sie auf Benutzer*in erstellen.
Benutzerkontoberechtigungen
Bei Admin-Benutzer*innen sind alle Berechtigungen standardmäßig aktiviert (außer die Benutzerverwaltung).
Allgemeine Benutzer*innen haben standardmäßig nur Lesezugriff auf alle Bereiche der Plattform; es können jedoch bestimmte Berechtigungen aktiviert werden, um Bearbeitungsrechte zu erteilen. Wenn beispielsweise die Bestandsberechtigung für allgemeine Benutzer*innen aktiviert ist, können diese den Bestand anzeigen und Änderungen daran vornehmen.
💡 Für allgemeine Benutzer*innen muss mindestens eine Berechtigung aktiviert sein.
Nachfolgend sind die verfügbaren Berechtigungen aufgeführt, die für allgemeine Benutzer*innen aktiviert werden können.
Unterkunft
Unterkunftseinstellungen – Verwalten und Aktualisieren von allgemeinen Unterkunftsinformationen, Details, Dienstleistungen und Richtlinien.
Zimmer und Raten – Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Zimmerkategorien, Ratenplänen, Zimmerraten und Portalraten.
Zahlungseinstellungen – Einrichten von akzeptierten Zahlungsmethoden, Zahlungseinstellungen und Zahlungsportalen.
Mediathek – Bilder zur Mediathek hinzufügen, bearbeiten und löschen.
Distribution
Bestand – Tagesraten, Verfügbarkeit und Einschränkungen verwalten und aktualisieren.
Portale – Portale hinzufügen, zuordnen und Zuordnungen aufheben.
Ertragsregeln – Ertragsregeln erstellen, bearbeiten und löschen.
Demand Plus – Verwalten von Demand Plus.
Buchungen
Reservierungsdetails und Betriebsberichte – Suche und Anzeige von Reservierungen und Erstellung von Berichten.
Zahlungsdetails der Gäste – Verwalten der Zahlungskartendetails der Reservierung (die Berechtigung für Reservierungsdetails und Betriebsberichte muss ebenfalls erteilt werden).
Konnektivitäten
Konnektivität mit Drittanbietern – Planen und Einrichten eines Hotelverwaltungssystems (PMS), eines Revenue-Management-Systems (RMS) oder ein zentrales Reservierungssystems (CRS).
Insights
Intelligente Marktanalysen und vorläufige Berichte – Erstellen und Anzeigen der verfügbaren Insights-Berichte Ihrer Unterkunft.
💡 Sobald Ihr Benutzerkonto erstellt wurde, wird eine Aktivierungs-E-Mail an Ihre E-Mail-Adresse gesendet, in der Sie aufgefordert werden, Ihr Passwort einzurichten und Ihr Konto zu aktivieren. Neu hinzugefügte Benutzerkonten werden im System als Ausstehend angezeigt, bis der Benutzer bzw. die Benutzerin auf den Link in der Aktivierungs-E-Mail klickt.
Ein Benutzerkonto bearbeiten oder löschen
Um ein Benutzerkonto zu bearbeiten oder zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Gehen Sie in der Navigationsleiste zu Ihrem Unterkunftsnamen > Benutzerverwaltung.
Suchen Sie den Benutzer bzw. die Benutzerin und klicken Sie auf die Ellipsenschaltfläche (...).
Wählen Sie im Menü Aktionen zwischen Benutzer*in bearbeiten und Benutzer*in löschen.
⚠️ Hinweis:
Sie können den Abschnitt Benutzerinformationen (E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, bevorzugte Sprache und Telefonnummer) nicht bearbeiten. Wenn hier Angaben falsch sind und geändert werden müssen, erstellen Sie ein neues Benutzerkonto und löschen Sie das alte Konto mit den falschen Daten.
Das Löschen eines Benutzers ist endgültig: Der Zugriff und der Änderungsverlauf können nach dem Löschen eines Benutzers nicht mehr wiederhergestellt werden. Wir empfehlen, einen Benutzer nur dann zu löschen, wenn der Benutzer nicht zurückkehrt oder in Zukunft nicht mehr auf die Plattform zugreifen soll. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie einen Benutzer löschen sollen, schränken Sie stattdessen seine Berechtigungen ein.