💡 Remarques importantes :
Vous devez avoir au moins un compte utilisateur avec l'autorisation Gestion des utilisateurs activée pour accéder, voir et modifier les utilisateurs via la page Gestion des utilisateurs.
Si l'option Gestion des utilisateurs n'est pas activée pour votre compte, demandez à un collègue disposant de ces droits de l'activer pour vous (le cas échéant).
Découvrez les bonnes pratiques pour la gestion des comptes utilisateur et la marche à suivre pour ajouter, modifier et supprimer des comptes utilisateur sur votre plateforme.
Bonnes pratiques pour la gestion des comptes utilisateur
Les comptes utilisateur et leurs autorisations doivent être gérés avec soin, car ils donnent accès à la visualisation et à la gestion d'informations, telles que les informations de paiement ou les données à caractère personnel des clients. Nous avons compilé ci-dessous quelques bonnes pratiques pour vous aider à protéger les données de vos utilisateurs et de vos clients, conformément à la réglementation en matière de protection des données.
Ne notez pas les noms d'utilisateur et les mots de passe, afin de protéger vos identifiants et d'éviter qu'ils ne tombent entre de mauvaises mains. Si une personne malveillante accède à votre mot de passe, votre compte et les données de vos clients seront vulnérables. Une violation de données peut non seulement affecter vos clients, mais aussi la réputation et les revenus de votre établissement.
Ne partagez pas vos ordinateurs et navigateurs (dans la mesure du possible) : les navigateurs ont tendance à mémoriser les informations des utilisateurs. Si vous devez partager un ordinateur, n'oubliez pas de vous déconnecter à chaque fois et n'autorisez pas votre navigateur à enregistrer vos identifiants.
Ne partagez pas vos comptes utilisateur : chaque personne utilisant la plateforme doit avoir son propre compte utilisateur (avec une adresse e-mail individuelle). Vous ne devez pas utiliser d'adresses e-mail partagées pour créer des comptes utilisateur (p. ex. info@hotel.com ou reservations@hotel.com). Le partage des comptes utilisateur est contraire à la norme de sécurité des données pour l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS).
⚠️ Pourquoi vous ne devez pas partager vos comptes utilisateur
Le partage des comptes utilisateur est contraire à la norme de sécurité des données pour l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS). Selon la norme PCI DSS, les organisations doivent conserver une trace des actions de chaque employé, en veillant à ce que chacun dispose d'un identifiant unique. La possibilité de suivre les actions de chaque employé est utile lorsque les autorités doivent enquêter sur des failles de sécurité et des vols de données.
Pour garantir la sécurité des données de vos clients, protégez les identifiants de votre compte utilisateur et ne partagez pas votre compte. Il existe de nombreuses lois sur la protection des données dans le monde. La plus connue est le règlement général sur la protection des données (RGPD), qui protège les données à caractère personnel de tout citoyen ou résident de l'Union européenne effectuant une réservation partout dans le monde. Tous les établissements proposant des logements aux citoyens et résidents européens doivent se conformer à cette réglementation pour éviter de devoir payer des amendes.
Ajouter un compte utilisateur
Pour ajouter un nouveau compte utilisateur, procédez comme suit :
Cliquez sur le nom de votre établissement dans la barre de navigation, puis sur Gestion des utilisateurs.
Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
Saisissez les Détails de l'utilisateur : indiquez une adresse électronique unique à laquelle seule la personne qui gère ce compte utilisateur peut accéder (le lien d'activation sera envoyé à cette adresse électronique). Saisissez le prénom et le nom de la personne qui sera titulaire de ce compte utilisateur. Sélectionnez la langue préférée de l'utilisateur, ainsi que son numéro de téléphone.
Sous Autorisations liées aux comptes, cochez la case Gestion des utilisateurs si vous souhaitez autoriser ce compte utilisateur à ajouter ou supprimer d'autres utilisateurs, ou encore à modifier leurs informations. Ne la cochez pas si vous ne souhaitez pas activer cette option.
Au niveau utilisateur, choisissez entre : Admin (accorde tous les accès et autorisations disponibles) et Général (permet un accès personnalisé et des autorisations spécifiques pour limiter l'accès). Si vous choisissez Général, sélectionnez les autorisations que vous voulez que l'utilisateur ait (voir plus d'informations sur les autorisations ci-dessous).
Cliquez sur Créer un utilisateur.
Autorisations relatives aux comptes utilisateur
Pour les utilisateurs dotés d'un niveau d'accès Administrateur, toutes les autorisations sont activées par défaut (à l'exception de l'option Gestion des utilisateurs).
Par défaut, les utilisateurs dotés d'un niveau d'accès Général ont un accès en lecture seule à tous les domaines de la plateforme ; toutefois, des autorisations spécifiques peuvent être activées pour donner à l'utilisateur des droits de modification. Par exemple, si l'autorisation Inventaire est activée pour un utilisateur doté d'un niveau d'accès général, celui-ci peut visualiser et modifier la section Inventaire.
💡 Les utilisateurs dotés d'un niveau d'accès général doivent avoir au moins une autorisation activée.
Vous trouverez ci-dessous les autorisations disponibles pour les utilisateurs dotés d'un niveau d'accès Général.
Propriété
Paramètres de l'établissement : gérer et mettre à jour les informations générales, les services et les politiques de l'établissement.
Chambres et tarifs : créer, modifier et supprimer des types de chambres, des plans tarifaires, des tarifs de chambre et des tarifs de canaux.
Paramètres de paiement : définir les modes de paiement acceptés, les paramètres de paiement et les passerelles de paiement.
Bibliothèque d'images : ajouter, modifier et supprimer des images dans la bibliothèque.
Distribution
Inventaire : gérer et mettre à jour les tarifs journaliers, les disponibilités et les restrictions.
Canaux : ajouter, mapper et démapper des canaux.
Règles de yield : créer, modifier et supprimer des règles de yield.
Demand Plus : gérer Demand Plus.
Réservations
Détails des réservations et rapports opérationnels : rechercher et visualiser les réservations et générer des rapports.
Informations de paiement des clients : gérer les données de carte de paiement des réservations (l'autorisation Détails des réservations et rapports opérationnels doit également être accordée).
Connectivités
Connectivité aux applications tierces : mapper et configurer un système de gestion hôtelière (PMS), un système de revenue management (RMS) ou un système de réservation centralisé (CRS).
Insights
Rapports intelligents provisoires et de veille concurrentielle : exécuter et visualiser les rapports disponibles pour votre établissement dans Insights.
💡 Une fois votre compte utilisateur créé, un courriel d'activation vous sera envoyé à votre adresse électronique, vous demandant de configurer votre mot de passe et d'activer votre compte. Les comptes d'utilisateurs nouvellement ajoutés sont indiqués comme étant en attente dans le système jusqu'à ce que l'utilisateur clique sur le lien figurant dans l'e-mail d'activation.
Modifier ou supprimer un compte utilisateur
Pour modifier ou supprimer un compte utilisateur, procédez comme suit :
Cliquez sur le nom de votre établissement dans la barre de navigation, puis sur Gestion des utilisateurs.
Repérez l'utilisateur et cliquez sur le bouton avec les points de suspension (...) qui se trouve à côté.
Dans le menu Actions, choisissez entre Modifier cet utilisateur et Supprimer cet utilisateur.
⚠️ Remarque :
Vous ne pouvez pas modifier la section Détails de l'utilisateur (qui contient Adresse électronique, Prénom, Nom de famille, Langue préférée et Numéro de téléphone). Si ces données sont incorrectes et doivent être modifiées, créez un nouveau compte utilisateur et supprimez l'ancien utilisateur dont les données sont incorrectes.
La suppression d'un utilisateur est définitive : l'accès et l'historique des modifications ne peuvent pas être récupérés après la suppression d'un utilisateur. Nous recommandons de ne supprimer un utilisateur que s'il ne reviendra pas ou n'accédera plus à la plateforme à l'avenir. Si vous n'êtes pas sûr·e de vouloir supprimer un utilisateur, limitez plutôt ses autorisations.