💡 Importante:
Devi avere almeno un account utente con l'autorizzazione per la Gestione utenti attivata, per accedere agli utenti, visualizzarli e modificarli tramite la pagina Gestisci utenti.
Se non hai un'autorizzazione per la Gestione utenti attivata, chiedi a un collega con questa autorizzazione di attivarla per te (laddove opportuno).
Le prassi migliori per gestire gli account degli utenti e come aggiungere, modificare ed eliminare gli account degli utenti sulla tua piattaforma.
Prassi migliori per gestire gli account degli utenti
Gli account degli utenti e le loro autorizzazioni devono essere gestiti con attenzione, perché permettono di visualizzare e gestire informazioni come i dati di pagamento e le informazioni di identificazione personale (PII) degli ospiti. Di seguito abbiamo raccolto alcune prassi migliori per aiutarti a proteggere i dati degli utenti e degli ospiti in conformità con le normative sui dati.
Non annotare nomi utente e password, per proteggere le credenziali ed impedire che finiscano nelle mani sbagliate. Se una persona malintenzionata ottiene l'accesso alla tua password, il tuo account e i dati degli ospiti saranno vulnerabili. Una violazione dei dati può avere ripercussioni non soltanto sui tuoi ospiti, ma anche sulla reputazione e i ricavi della tua struttura.
Non condividere computer e browser (laddove possibile): i browser tendono a ricordare le informazioni dell'utente. Se condividi un computer, ricordati di effettuare il logout ogni volta e di non consentire al browser di salvare le tue credenziali.
Non condividere gli account degli utenti: ogni persona che usa la piattaforma deve avere il proprio account utente (con un indirizzo e-mail univoco). Per creare gli account utente non devono essere usati indirizzi e-mail condivisi (per esempio info@hotel.com o bookings@hotel.com). La condivisione degli account utente viola gli Standard di sicurezza dei dati delle carte di pagamento (PCI DSS).
⚠️ Perché non bisogna condividere gli account utente
La condivisione degli account utente viola gli Standard di sicurezza dei dati delle carte di pagamento (PCI DSS). Secondo questi standard, un'azienda deve mantenere la responsabilità individuale delle azioni dei dipendenti, assicurandosi che ciascuno di essi abbia un identificativo univoco. La possibilità di tracciare le azioni di ciascun dipendente è utile nel caso in cui le autorità debbano svolgere delle indagini su violazioni della sicurezza o furti di dati.
Per contribuire a garantire la sicurezza dei dati degli ospiti, proteggi le credenziali del tuo account utente e non condividere l'account. Nel mondo esistono tante leggi per la protezione dei dati, la più famosa è il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), che tutela le informazioni personali identificabili (PII) di tutti i cittadini e i residenti europei che prenotano in tutto il mondo. Tutte le strutture che offrono alloggio a cittadini e residenti europei devono rispettare il regolamento per evitare sanzioni.
Aggiungere un account utente
Per aggiungere un nuovo account utente, segui i passaggi riportati qui sotto:
Vai sul nome della struttura nella barra di navigazione, poi su > Gestione utenti.
Clicca su Aggiungi utente.
Inserisci i Dettagli utente: fornisci un indirizzo e-mail univoco a cui può accedere solo la persona che gestisce questo account utente (il link di attivazione verrà inviato a questo indirizzo e-mail). Inserisci nome e cognome della persona che sarà il titolare di questo account utente. Seleziona la lingua preferita dall'utente. Inserisci il numero di telefono dell'utente.
Alla voce Autorizzazioni account, spunta la casella Gestione utenti, se desideri consentire a questo utente di aggiungere, modificare o eliminare altri utenti. Altrimenti, lasciala senza spunta.
Alla voce Ruolo utente, scegli tra: Amministratore (conferisce tutti gli accessi e le autorizzazioni disponibili) e Generale (permette accessi e autorizzazioni personalizzati per limitare l'accesso). Se scegli Generale, seleziona le autorizzazioni che vuoi concedere all'utente (di seguito trovi maggiori informazioni sulle autorizzazioni).
Clicca su Crea utente.
Autorizzazioni dell'account utente
Gli utenti Amministratori sono preimpostati con tutte le autorizzazioni attivate (ad eccezione della Gestione utenti).
Gli utenti con l'autorizzazione Generale sono preimpostati ad avere accesso in sola lettura a tutte le aree della piattaforma; tuttavia, possono essere attivate autorizzazioni specifiche per conferire all'utente diritti di modifica. Per esempio, se l'autorizzazione Inventario è attivata per un utente generale, l'utente può visualizzare e modificare l'Inventario.
💡 Gli utenti Generali devono avere almeno un'autorizzazione attivata.
Di seguito trovi le autorizzazioni che possono essere attivate per gli utenti Generali.
Struttura
Impostazioni struttura: gestire e aggiornare le informazioni della struttura, i dettagli, i servizi e le norme della struttura.
Camere e tariffe: creare, modificare e cancellare le tipologie di camere, i piani tariffari, le tariffe delle camere e le tariffe dei canali.
Impostazioni pagamento: impostare i metodi di pagamento accettati, le impostazioni di pagamento e i gateway di pagamento.
Libreria multimediale: aggiungere, modificare ed eliminare immagini della libreria multimediale.
Distribuzione
Inventario: gestire e aggiornare le tariffe giornaliere, la disponibilità e le restrizioni.
Canali: aggiungere canali, mappare i canali e annullare la mappatura dei canali.
Regole di rendimento: creare, modificare ed eliminare le regole di rendimento.
Demand Plus: gestire Demand Plus.
Prenotazioni
Dettagli delle prenotazioni e report operativi: cercare e visualizzare le prenotazioni ed eseguire i report.
Dettagli di pagamento degli ospiti: gestire i dettagli delle carte di pagamento delle prenotazioni (deve essere concessa anche l'autorizzazione Dettagli delle prenotazioni e report operativi).
Connettività
Connettività terze parti: mappare e impostare un Sistema di gestione della proprietà (Property Management System, PMS), un Sistema di gestione dei ricavi (Revenue Management System, RMS) o un Sistema centrale di prenotazione (Central Reservation System, CRS).
Insights
Intelligenza di mercato e report provvisori: eseguire e visualizzare i report Insights per la struttura.
💡 Una volta che avrai creato il tuo account utente, al tuo indirizzo e-mail verrà inviata un'e-mail di attivazione in cui ti verrà chiesto di impostare la password e attivare l'account. Gli account utente aggiunti di recente vengono mostrati nel sistema come In sospeso fino a quando l'utente non clicca sul link dell'e-mail di attivazione.
Modificare o eliminare un account utente
Per modificare o eliminare un account utente, segui i passaggi riportati qui sotto:
Vai sul nome della struttura nella barra di navigazione, poi su > Gestione utenti.
Trova l'utente e clicca sull'icona dei puntini sospensivi (...).
Nel menu Azioni, seleziona Modifica questo utente oppure Elimina questo utente.
⚠️ Nota bene:
Non puoi modificare la sezione Dettagli utente (che contiene Indirizzo e-mail, Nome, Cognome, Lingua preferita e Numero di telefono). Se questi dati sono sbagliati e devono essere cambiati, crea un nuovo account utente ed elimina il vecchio utente con i dati sbagliati.
L'eliminazione di un utente è permanente: una volta eliminato un utente, non sarà possibile recuperare l'accesso e la cronologia delle modifiche. Consigliamo di eliminare un utente solo nel caso in cui non si preveda un suo ritorno o l'utente in futuro non debba accedere alla piattaforma. In caso di dubbi, piuttosto che eliminare l'utente, è possibile limitarne le autorizzazioni.