Types d'e-mails envoyés automatiquement aux clients
Le moteur de réservation envoie des notifications par e-mail aux clients lorsqu'ils effectuent une réservation ou que cette dernière est annulée ou modifiée.
Vous pouvez également configurer le moteur de réservation pour leur envoyer automatiquement des e-mails marketing pré-séjour et post-séjour.
Le moteur de réservation génère cinq types d'e-mails que voici :
Confirmation de réservation : e-mail contenant les détails de la réservation que le client vient d'effectuer
Modification de la réservation : e-mail envoyé aux clients en cas de modification de leur réservation
Annulation de la réservation : e-mail envoyé aux clients en cas d'annulation de leur réservation
Message pré-séjour : e-mail de rappel facultatif envoyé aux clients un certain nombre de jours avant la date d'arrivée prévue
Message post-séjour : e-mail de suivi facultatif envoyé aux clients un certain nombre de jours après leur départ, afin de les remercier et de solliciter leur avis
Les e-mails de confirmation, de modification et d'annulation sont activés par défaut lors de la configuration initiale du système.
Désactivés par défaut, les e-mails pré-séjour et post-séjour doivent être activés et configurés manuellement pour que le moteur de réservation procède à leur envoi.
Personnaliser les e-mails automatiques et configurer l'envoi aux clients
Vous pouvez ajouter un en-tête et un pied de page aux modèles d'e-mails par défaut, et les adapter à l'image de votre marque.
Pour modifier les paramètres d'un e-mail automatique envoyé par le moteur de réservation, procédez comme suit :
Cliquez sur Configuration.
Cliquez sur Établissement.
Cliquez sur l'onglet E-mails.
Cliquez sur Modifier à droite du type d'e-mail automatique que vous souhaitez personnaliser.
Dans cette section, vous pouvez modifier ou consulter certaines parties des e-mails automatiques destinés aux clients, en fonction de l'onglet sur lequel vous cliquez.
L'onglet Champs
L'onglet Champs s'ouvre par défaut lorsque vous cliquez sur Modifier.
À partir de l'onglet Champs, vous pouvez :
Choisir si le type d'e-mail que vous modifiez sera automatiquement envoyé aux clients ou non.
Personnaliser l'objet de l'e-mail selon vos besoins.
Configurer le texte de l'en-tête : ce texte figurera dans tous les e-mails entre l'image de l'en-tête et le corps principal de l'e-mail (ce dernier contient toutes les informations importantes concernant la réservation).
Configurer le texte du pied de page : ce texte figurera dans tous les e-mails entre le corps principal de l'e-mail et l'image du pied de page.
Définir combien de jours avant l'arrivée les e-mails pré-séjour seront envoyés.
Définir combien de jours après le départ les e-mails post-séjour seront envoyés.
L'onglet Images
L'onglet Images vous permet de télécharger l'image de l'en-tête et l'image du pied de page.
L'image de l'en-tête figure tout en haut des e-mails, et celle du pied de page tout en bas.
Vous pouvez ajouter un lien vers ces deux images dans « URL de l'image », afin de rediriger les visiteurs cliquant dessus vers la page Web de votre choix.
Le format recommandé est « Largeur 600 x hauteur 210 ». Toute image ayant une largeur inférieure ou une hauteur supérieure sera coupée en haut et en bas pour s'adapter au format de l'e-mail.
L'onglet Aperçu du modèle
L'onglet Aperçu vous permet de visualiser l'e-mail tel qu'il sera reçu par les clients.
L'aperçu ne pourra pas être généré si aucune réservation n'a été effectuée par le biais du moteur de réservation.
Vous pouvez également vous envoyer un e-mail de test en saisissant votre adresse dans le champ « Destinataire : » et en cliquant sur le bouton Envoyer.
Personnalisation avancée des modèles d'e-mails
Afin de personnaliser la mise en page de vos e-mails destinés aux clients, vous pouvez modifier les modèles par défaut selon vos besoins, grâce à l'éditeur de code. Le moteur de réservation utilise le langage de modèle LIQUID pour permettre la personnalisation des e-mails destinés aux clients.
Remarque : si vous n'avez aucune expérience en codage LIQUID, il est fortement conseillé de faire appel aux services d'un développeur web pour modifier le code. Cliquez ici pour afficher les Objets disponibles LIQUID
Important : vous êtes entièrement responsable des modifications apportées au modèle d'e-mail. Il est fortement recommandé de tester les modifications pour chaque client de messagerie afin de vérifier si le contenu s'y affiche correctement.
Pour activer la personnalisation avancée d'un modèle d'e-mail, procédez comme suit :
Cliquez sur Configuration.
Cliquez sur Établissement.
Cliquez sur l'onglet E-mails et sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez personnaliser.
Dans l'onglet Champs, cliquez sur l'option Activer la modification du code située en bas, à côté du bouton Enregistrer. Vous accéderez ainsi à l'onglet Modifier le modèle, indisponible jusque-là.
L'onglet Modifier le modèle
Cet onglet vous permet de modifier le code du modèle d'e-mail.
Ensuite, vous pourrez :
Abandonner le brouillon du modèle : ignorer toutes les modifications apportées au brouillon de votre modèle d'e-mail et revenir à la dernière version enregistrée.
Enregistrer le brouillon du modèle : enregistrer la dernière version du brouillon de votre modèle d'e-mail et la consulter sous l'onglet Aperçu.
Publier le brouillon du modèle : si vous publiez le modèle, toutes les modifications seront appliquées instantanément au modèle d'e-mail, et le moteur de réservation enverra les e-mails dans le nouveau format personnalisé.
Rétablir le modèle par défaut : revenir au modèle par défaut. Cette option s'affiche uniquement si vous publiez un modèle modifié.
Si la langue par défaut de votre extranet n'est pas l'anglais, l'onglet Modifier le modèle pourra être affiché uniquement dans la langue de votre extranet.
Si vous souhaitez activer l'onglet Modifier le modèle pour toutes les langues, vous devez choisir l'anglais comme langue de votre extranet.