💡 Cose importanti da sapere:
Per impostare e personalizzare le e-mail programmate della struttura, vai su E-mail > E-mail programmate.
Questo articolo spiega quali e-mail programmate puoi inviare agli ospiti e come impostarle.
Cosa sono le e-mail programmate
Con le e-mail programmate puoi creare una vasta gamma di e-mail contenenti informazioni utili, da una semplice Conferma della prenotazione a un promemoria del Check-in, passando per promozioni di Upselling o questionari con il Feedback al termine del soggiorno, e inviarle in momenti programmati, migliorando così sia la qualità che la quantità delle comunicazioni con i clienti.
E-mail prima del soggiorno
Per impostare un'e-mail programmata prima del soggiorno, segui i passaggi qui sotto.
Vai su E-mail > E-mail programmate.
Accanto a Prima del soggiorno, clicca sul pulsante Crea nuova .
Clicca su Scegli tipologia e seleziona un'e-mail programmata da impostare:
Upselling — questa tipologia viene usata per promuovere vendite ulteriori, come per esempio upgrade di camera, servizi extra, ecc., che possono aumentare i ricavi per camera disponibile (RevPAR) della struttura. Per fare in modo che gli ospiti vedano soltanto offerte adatte a loro nelle e-mail di Upselling, devi configurare specifiche impostazioni delle Regole di invio e della Segmentazione (per maggiori informazioni al riguardo, vedi la sezione intitolata "Segmentazione e regole di invio").
Conferma della prenotazione — per questa tipologia ci sono due opzioni:
Invia agli ospiti un'e-mail di conferma della prenotazione quando questa viene effettuata.
Invia agli ospiti un'e-mail di aggiornamento della conferma della prenotazione quando questa viene modificata.
⚠️ Non usare nessun tipo di e-mail di Conferma della prenotazione se la tua struttura non è collegata a un PMS che viene sincronizzato almeno ogni ora.
Informazioni — idealmente inviato a un ospite non appena viene ricevuta la sua prenotazione, questo tipo di e-mail viene usato per fornire informazioni utili sulla struttura (e le sue offerte di upselling, se desideri).
Check-in — questa tipologia viene usata per chiedere agli ospiti di inviare i loro dettagli per il check-in prima dell'arrivo e, di conseguenza, rende il check-in più rapido, fluido e semplice, sia per loro che per la struttura.
E-mail durante il soggiorno
Per impostare un'e-mail programmata da inviare durante il soggiorno, segui i passaggi qui sotto.
Vai su E-mail > E-mail programmate.
Accanto a Durante il soggiorno, clicca sul pulsante Crea nuova .
Clicca su Scegli tipologia e seleziona un'e-mail programmata da inviare durante il soggiorno da impostare:
Feedback — questa tipologia viene usata per chiedere a un ospite come sta andando il soggiorno. Se il feedback è positivo, l'ospite è soddisfatto. In caso contrario, ti dà la possibilità di intervenire e migliorare la sua esperienza.
Informazioni — come le e-mail di Informazioni prima del soggiorno descritte sopra, questa tipologia deve fornire all'ospite informazioni importanti, ad esempio sul ristorante della struttura, sulla palestra, ecc.
Upselling — anche in questo caso, come sopra, questa tipologia viene usata per vendite ulteriori; tuttavia, visto che l'e-mail viene inviata durante il soggiorno dell'ospite e non prima che inizi, dovrebbe concentrarsi sulla presentazione di offerte create su misura.
E-mail dopo il soggiorno
Per impostare un'e-mail programmata dopo il soggiorno, segui i passaggi qui sotto.
Vai su E-mail > E-mail programmate.
Accanto a Dopo il soggiorno, clicca sul pulsante Crea nuova .
Clicca su Scegli tipologia e seleziona un'e-mail programmata dopo il soggiorno da impostare:
Feedback — a differenza delle e-mail del tipo Feedback inviate durante il soggiorno, questa tipologia viene usata principalmente a tre fini: 1) ringraziare l'ospite per il soggiorno; 2) invitarlo a soggiornare di nuovo; 3) incoraggiarlo a lasciare una recensione su una piattaforma di tua scelta (Tripadvisor è quella predefinita).
Informazioni — come descritto sopra, questa tipologia viene usata per dare all'ospite importanti informazioni sulla struttura, ma dopo che ha effettuato il check-out.
💡Nota bene:
Puoi impostare più e-mail del tipo Feedback per la tua struttura — ad esempio, una durante il soggiorno dell'ospite e una due settimane dopo il check-out, ricordandogli di inviare una recensione (se non l'ha già fatto).
Per inviare un'e-mail programmata di prova, mentre la stai modificando, clicca sul pulsante Invia e-mail di prova.
Riceverò una notifica dopo che un'e-mail programmata è stata inviata?
Per vedere se un'e-mail programmata è stata inviata a un ospite, vai su Ospiti > Elenco ospiti, quindi clicca sul nome dell'ospite per aprire il suo profilo.
Nella scheda E-mail vedrai un elenco che include quanto segue:
Tutte le e-mail inviate all'ospite, che sono indicate con la data Inviata il. Se vuoi, clicca su Visualizza per un'anteprima dell'e-mail inviata.
Tutte le e-mail che hai impostato per la struttura, ma che non sono ancora state inviate all'ospite. Se vuoi, clicca su Invia per inviare una determinata e-mail.